Енфорсър 2.0 – Интегрирана споделена папка за всички е-документи

Във всяка кантора на ЧСИ несъмнено има сериозен брой електронни документи свързани с всекидневната работа – Изходящи документи, Сметки/Фактури, и други.  Традиционно тези документи се пазят в WINDOWS споделена папка, до която всички служители имат достъп. С течение на времето ние забелязахме следните недостатъци при работата с тази папка:

  1. Споделената папка съществува отделно от системата Енфорсър.  След като се генерира документ от системата за печат, той на ръка трябва да се премести в папката на делото. Ако някой иска да прегледа документа, отново трябва отделно да отвори папката на делото и да намери нужния документ в нея.
  2. Тъй като всички служители имат достъп до папката, и няма контрол на права на достъп се случва понякога някой документ да изчезне. Независимо дали това става по невнимание (грешно провлачване с мишката например), или умишлено, изчезването на електронен документ може да има сериозни негативни последици. Дори и тази споделена папка да има контрол на достъпа, това отново не решава проблема с липсващите документи, защото веднъж получил достъп един потребител, той може да прави всичко в рамките на споделената папка.
  3. Резервни копия на тази папка в общия случай не се правят. Това не е проблем когато сървъра на които се пазят документите работи. Когато обаче той спре да работи и данните съдържащи се на него се повредят, става важно. Много важно.
Тези проблеми, и нашата визия за това как би било най-лесно да се работи с печатните документи ни мотивира да внедрим споделена папка за документи директно в системата Енфорсър. Това, което сме постигнали по-точно е:
  1. Печатният изглед на един документ в системата може да бъде отворен за редакция с едно натискане на мишката. Това важи за изходящи документи, сметки/фактури, разпределения, и т.н. Елиминира се навигирането до WINDOWS споделената папка, след това конкретната папка на делото, след това търсене на точното име на файла.
  2. Споделената папка е защитена със персонално потребителско име и парола. Те са същите, както и за системата Енфорсър. Всеки потребител има свои собствени такива. Без потребителско име и парола споделената папка не може да бъде отворена.
  3. Пази се история на всички промени по всички документи в споделената папка. Тази история включва информация кой и кога е променял документа, както и предишното съдържание на документа. Всяка предишна версия на всеки един документ може да се изтегли за преглед.
  4. Резервното копие на споделената папка се прави от автоматична периодична задача, която е част от Енфорсър. Това резервно копие може да се прави и на отдалечен сървър.
  5. Намирането на документ е много по-лесно, защото може да се използва цялата функционалност на филтрите в Енфорсър, и след като се намери конкретният запис в Енфорсър да се отвори печатният изглед на документа – с едно натискане на мишката.

Крайният резултата от интегрирането на споделената папка може да се обобщи като намаляване на ръчната работа, по-добра интеграция и по-голяма сигурност на данните.

От техническа гледна точка тази функционалност ни дава основа за да можем внедрим пълен електронен архив на изп. дело като следващата стъпка от развитието на Енфорсър.

Забележка: Интегрираната споделена папка изисква активна JAVA приставка за браузъра.

Забележка: Историята на споделената папка е функция, която е достъпна в КОРПОРАТИВНАТА версия на Енфорсър.