В условията на нарастващи изисквания за ефективност и прозрачност при работата с предплатени такси, Енфорсър ООД представя серия от нововъведения, които значително улесняват обработката, следенето и управлението на таксите в кантората на ЧСИ. По-долу са систематизирани основните нови функции, които правят процеса по-автоматизиран и прецизен.
NB: Посочените по-долу функции са налични във версия 1.0.22.855 и по-нови и са за клиенти на корпоративната версия на програмата Енфорсър.
За пълна документация, посетете статията в Enforcer Help (изисква регистрация или вход Google/Facebook/Azure).
1. Въведение
Решението на основни казуси в управлението на таксите – като многократни искания за списъци с неплатени такси и проблеми с издаването на фактури преди реалното плащане – става възможно благодарение на подобренията в системата. Новите функции дават възможност за:
- по-ясно разграничаване между фактурите и предплащанията,
- автоматизация на процесите по издаване и проследяване на документи (засичане на фактура/сметката/проформата от основанието на плащането)
- ефективно масово начисляване на такси (вече и без шаблони, а чрез метода "такса по такса" по множество дела).
- разграничаване на такси, които са за предплащане от взискател, но не са плати (позволява бързо поискване на неплатени такси от взискател по множество дела).
2. Основни нови функции
2.1 Издаване на проформа фактура
- Опция за проформа фактура: Създадена е възможност за издаване на проформа фактура, която може да се използва както при работа с големи взискатели, така и в индивидуални случаи или при извънсъдебно връчване.
- При плащане на проформата, системат може да разпознае фактурата след плащанеи и автоматичон да маркира същата като платена.
2.2 Автоматично разпознаване и маркиране
- Автоматично разпознаване на документа: При постъпване на плащане от взискател, системата разпознава дали документът е проформа фактура или фактура и автоматично генерира съответния оригинален документ (фактура/сметка).
- Маркиране на таксите като платени: Системата автоматично маркира таксите като платени, след като са асоциирани с издадената проформа или фактура.
2.3 Бързо издаване на документи
- Масово издаване: Потребителите могат с няколко клика да издадат проформа или обикновена фактура за всички натрупани неплатени такси към даден взискател.
- Подобрена работа с плащанията: При създаване на проформа или фактура, полето „Плащане“ е трансформирано в таблица, позволяваща отбелязването на няколко плащания в един документ.
2.4 Допълнителни подобрения
- Статус „Частично платена“: Във фактурите и проформите полето „Платено“ сега включва допълнителен статус „Частично платена“, който осигурява по-прецизна информация за платените позиции.
- Масово начисляване на такси: Въвежда се специализиран инструмент за масово начисляване на такси без предварителен шаблон – полезен при начисляване на множество такси по различни дела от един или няколко взискатели.
- Преименуване и скрити полета: При начисляване на такса полето „Предплатено от взискател“ е преименувано на „Преплаща се от взискател“ с опции ДА/НЕ, а също така се добавя скрито поле „Платена от взискател“, което се обновява автоматично (с възможност за ръчен режим).
3. Процес по управление на предплатени такси
Системата проследява целия процес по предплащането на таксите, като започва с начисляването им по делото и завършва с маркирането на таксите като платени. Основните стъпки включват:
- Начисляване: Въвеждане на таксите с отбелязване дали се преплащат от взискателя.
- Издаване на документи: Генериране на проформа, фактура или сметка, според характеристиките на взискателя и делото.
- Плащане и засичане: Ръчно или автоматично свързване на постъпилите плащания с издадените документи, с възможност за засичане на частични плащания.
- Баланс и проверки: Използват се филтри и бутони за следене на таксите, които изискват допълнителна обработка или корекция.
4. Бързо начисляване и издаване на документи
Системата предоставя няколко начина за бързо начисляване и издаване на документи:
- От регистъра на изпълнителните дела: Чрез меню „Действия“ и бутон „Бързо начисляване на такси“.
- При изпълнителни дела: От специализирания екран, където таксите се групират и могат да се обработват едновременно.
- От глобалния изглед: С бутони за бързо издаване на проформа, които разделят таксите по взискател или по ДДС категории (0% и 20%).
5. Засичане на плащания
След уведомяването на взискателя за дължимите такси, системата:
- Свързва плащанията с документите: Плащанията могат да бъдат асоциирани с проформа, фактура или сметка, като се използват както ръчни, така и автоматични методи.
- Обработка на частични плащания: В случай на непълно плащане, системата отбелязва документите като частично платени и предлага опции за издаване на допълнителни фактури за платените позиции.
6. Баланси и проверки
За да се гарантира, че процесите протичат гладко, системата включва:
- Мониторинг на неплатени такси: Извеждане на списък с такси, за които не са издадени проформи/фактури.
- Проследяване на плащанията: Филтри за документи, които са напълно или частично платени, както и за плащания, които не са напълно усвоени.
- Напомняния към взискателите: Автоматизирани известия за просрочени плащания и необходимост от възстановяване на надплатени суми.
Заключение
Новите функции в системата за управление на предплатени такси предлагат по-голяма автоматизация и прецизност в процеса на обработка, начисляване и проследяване на таксите. Тези подобрения осигуряват по-лесна работа както за служителите, така и за взискателите, гарантирайки по-ефективно управление на финансовите процеси и минимизирайки възможностите за грешки и забавяния.
Екипът на Енфорсър ООД
