Е-дело

Цел на модула E-дело

Модулът E-дело на системата Енфорсър има за цел да улесни максимално поддържането на електронен архив на изпълнителните дела в кантората на ЧСИ. Това включва:

  1. Автоматизирана и опростена процедура за сканиране на документи, изискваща минимално допълнително време и усилия от деловодителите.
  2. Бърз достъп до сканираните документи директно от системата Енфорсър, с натискане на един бутон.
  3. Лесно съставяне на цялостно копие на изпълнителното дело в PDF формат.

Процес на поддържане на електронен архив

За нагледно представяне на процеса, можете да прегледате видеото по-долу:

Кратко представяне на Е-дело за система Енфорсър

Процеса на поддържане на е-дело се основава върху нормалния процес по входиране на документи.  Най-кратко процеса може да се опише по следния начин:

  1. При входирането на документ в системата върху хартиения носител трябва да бъде залепен генериран от системата етикет за документа. Този етикет съдържа задължителните реквизити за всеки входящ документ – входящ номер и изп. дело. Също така, този етикет съдържа и баркод за документа. По този начин, ефективно, се премахва нуждата от използването на входящ печат. След залепянето на етикета върху документа, той се поставя в тава със вече входираните за деня документи.
Фиг.3

Фиг.3 – залепен етикет в/у входяща молба

2. Преди да бъдат разнесени входящите документи за деня по физическите папки, те се сканират.

2.1. Сканираните изображения автоматично се определят на кой входящ номер съответстват и по кое дело са.

2.2. Одобряват се сканираните документи за разнасяне по дигиталните архиви на делата.

Фиг.4

Фиг.4 – потвърждаване на сканирани док.

2.3 След потвърждението, документите се разнасят по дигиталните архиви във фонов режим (на заден план). Когато този процес завърши (от 5 минути до 1-2 часа) те са достъпни за преглед с натискане на един бутон от екрана на входящия регистър в системата.

3. Физическите документи се разнасят по физическите папки на дела

Забележка: При нужда може да бъдат сканирани и изходящите документи.

От друга страна всички изходящи документи, фактури, протоколи и т.н. се запазват във интегрираната споделена папка на системата. Тези документи също са достъпни за преглед с един бутон от съответните им регистри.

Общия резултат е достъп до всички:

  • Входящи документи
  • Изходящи документи
  • Сметки/фактури
  • Протоколи

с натискането на един бутон от съответния регистър на системата.

Начало

Ползи

Модула е-дело се допълва със интегрираната споделена папка в системата, позволявайки бърз достъп не само до сканираните документи по изпълнително дело, но и по другите документи пазени в Енфорсър (изходящи документи; сметки/фактури; протоколи)

След внедряването на този модул се намалява се драстично достъпа до физическите папки на делата. Тъй като намирането и отварянето на електронен документ отнема буквално секунди (1. бързо отваряне на дело по година/номер, 2. навигиране до входящ регистър за съответното дело, намиране на входящ номер в списъка, 3. натискане на бутон „прегледай“), един служител може да достъпва бързо много документи по едно или много дела.

В сравнение с това, при работа с физически папки са необходими 2-5 минути за намиране на папка на дело и преглед на документи по него. След приключване на работата на служителя трябват още 1-2 минути да бъде то върнато на своето място.

  1. Вместо 5-10 минути за преглед на документи по дело на един служител му отнема 10 секунди за преглед на същите документи от електронния архив на делото.
  2. Електронния архив може да бъде достъпван чрез отдалечен достъп до кантората от ЧСИ и неговите служители. Това е особено подходящо, когато кантората на ЧСИ има два или повече физически офиса.
  3. Физическите папки не се местят често, и е много по-лесно да бъдат намерени, когато са нужни.
  4. Служители, които отсъстват от работа, могат да следят своите дела и дори да работят изцяло отдалечено.
  5. ЧСИ може да следи много по-лесно работния процес в кантората отдалечено.
  6. Сканираните документи могат да се използват за проверка на автентичността на физическите такива в папката на делото.
  7. Взискателите на ЧСИ също могат да имат достъп до електронния архив на делата. Това би могло да бъде ценно за взискатели, които управляват дела от друго населено място и и искат бърз достъп не само до електронните регистри, а и до пълното съдържание на входящи и изходящи документи по делата.

Начало

Хардуерни изисквания

  • Скенер – скенерът трябва да може да сканира цветно, двустранно при минимум 300dpi резолюция, както и в компресия JPEG. Освен това трябва да има начин сканираните документи да бъдат бързо и лесно записвани в споделена папка по мрежата. След като тествахме различни скенери  се спряхме на HP ScanJet Enterprise серията, по-специално на HP ScanJet Enterprise 7500 Flow  (~2600лв. без ДДС) или HP ScanJet Enterprise Flow 7000s2 (~1600лв. без ДДС) Тези скенери сканират със скорост 30-40стр. в минута, справят се добре със смачкани листове, телбодове, и имат добър софтуер.
    • NB: Можете да изберете и друг скенер по-ваш избор. Тогава скенера трябва да отговаря на следните изисквания:
      • Сканиране в JPEG, 300dpi, двустранно, цветно при поне 30 страници в минута
      • Софтуерът, който идва към скенера да може да разпознава баркод номера и да може да ги добавя към името на файла
      • Софтуерът да може да подава сканираните документи по мрежата – FTP/WebDAV/Windows Share
      • Софтуерът да има функция за разпознаване на празни страници
  • Баркод етикетен принтер – след няколко теста и консултации, спряхме се на модел Zebra GC420T. Цената на това устройство е от 800лв. до 1000лв. с ДДС. Принципно, едно устройство е достатъчно, но ЧСИ, които желаят да могат да разпечатват етикети по-бързо, могат да използват повече. Консумативите  са в порядъка на 15-17лв. за 1000 етикета (1.5ст. на етикет).
    Фиг.2 Zebra GC420T

    Фиг.2 Zebra GC420T

  • Енфорсър сървър с четириядрен Intel процесор и минимум 8гб РАМ. Сървъра е необходимо да може да поеме допълнителните задачи свързани с обработката на сканираните изображения (разпознаване на баркод, разпределяне на изображения по делата, трансформиране към pdf формат, и други).

Начало

Цена

Цената на необходимият хардуер започва от около 2500лв без ДДС. Ако ЧСИ разполага със подходящ скенер, то е необходимо закупуването само на етикетен принтер на цена около 800-1000лв.

Цената на модула е-дело за системата Енфорсър е 144лв на месец с ДДС. В това се включва софтуерния модул и клиентска поддръжка за въпроси свързани с поддържането на електронния архив на изп. дела.

За подробности моля прегледайте: Цени

Начало

Възвръщаемост на инвестицията

Разходи

Първоначална инвестиция

Общата инвестиция в хардуер е около 2000лв, което е сравнимо с цената на един добър лаптоп, и минимален процент от общия бюджет за хардуер в кантората на ЧСИ. В случай, че ЧСИ разполага със скенер, то е нужно само етикетен принтер – 800-1000лв.

Сканиране на документи

Поддържането на електронния архив е реализирано така, че отнема минимално време и е максимално автоматизирано. Това елиминира човешкия фактор и намалява шанса за грешки. Задачата, която реално отнема време е подреждане на листите; махане и повторно поставяне на телбодове, и други подобни. Нашия практически опит показва, че около 15-30 мин на ден са достатъчни за сканирането на около 50-70 входящи документи.

Консумативи

При цена от 1.5стотинки за етикет, за входирането на около 50-100 документа на ден цената на етикетите на месец е  15-30лв.

Лицензионна такса

Цената на модула е-дело за системата Енфорсър е 144лв на месец с ДДС. В това се включва софтуерния модул и клиентска поддръжка за въпроси свързани с поддържането на електронния архив на изп. дела.

За подробности моля прегледайте: Лицензионни условия

Ползи

Нашия практически опит показва, че една от задачите, които отнемат най-много време кантората в ЧСИ е работа със физическите папки на изпълнителните дела. Ако приемем всеки служител в кантората на ЧСИ прекарва средно на ден около 30-60 мин. в разнасянето на папки с дела, и една кантора има 10 служителя, то на ден се спестява 5-10 работни часа, или 110-220 работни часа всеки месец. Това, само по-себе си прави инвестицията в е-дело основателна.

Освен директното елиминиране  на работата със физическите папки, този модул повишава цялостната интегрираност на Енфорсър. С други думи при отварянето на системата нейния потребител с натискането на няколко бутона и кликвания с мишката може да има пълна и актуална информация по едно изпълнително дело – документи, дълг, такси, сметки/фактури, протоколи и т.н. . Всичко това без да се налага да се отварят външни/отделни системи, папки, ексел таблици и т.н.

Начало

Заключение

Нашите преки наблюдения върху кантори, внедрили този модул са, че използването му коренно променя начина на работа към по-добро. Разходите са много по-малко от ползите, които ЧСИ и неговите служители получават от бързия достъп до документи и намаляване на работата със физически папки.

Използването на модула Е-дело води до по-добра организация в кантората, по-висока продуктивност, по-доволни взискатели, повече печалба, и повече спокойствие за ЧСИ.

Начало