Модул за електронно (дигитално) изпълнително дело в Енфорсър!

Имаме удоволствието да Ви съобщим, че модулът за сканиране на документи и създаване на електронно (дигитално) изпълнително дело в Енфорсър е почти готов. Към настоящ момент тази функция се тества и ползва пилотно при ЧСИ Мариян Петков, ЧСИ Виктор Георгиев, ЧСИ Тодор Луков и ЧСИ Стефан Горчев.

В настоящото изложение, ще Ви представим идеята, фунkциите, както и изискванията към този модул.

Голяма част от канторите на ЧСИ в Европа нямат хартиени носители на изпълнителните дела и работят изцяло с дигитални такива. Черпейки от този опит, ние, в съдействие с ЧСИ Мариян Петков и други наши клиенти, преди една година, начертахме схема на развитие на системата Енфорсър в посока създаване на дигитални копия (сканирани) на изпълнителните дела като в тях се включват всички изходящи, входящи документи, протоколи, сметки, фактури, плащания и т.н. Всичко това ще позволи на нашите клиенти допълнително да оптимизират своята работа като се допитват до хартиения носител на изп.дело по-малко.

Работата по този модул, започна в началото на 2013г. и отне около осем месеца. В този период, ние разработихме няколко възможни начина (подхоха) за разрешаваме на тази задача.

Тествайки множество сканиращи устройства и друг хардуер, стигнахме до заключението, че най-лесният начин, по който може един сканиран документ да бъде въведен в Енфорсър е чрез използването на стандартен баркод Code128. Проблемът изглежда лесно разрешаем при документите, които ЧСИ генерира. При тях, в шаблоните за печат просто имат въведена нова променлива, която въвежда баркод във всяка бланка (Фиг.1).

 

Фиг.1

Фиг.1 – баркод в бланки

Когато, обаче, трябва да се сложи баркод върху входящите документи, които не изхождат от ЧСИ, тогава единственото прагматично решение е използванто на баркод етикетен принтер (Фиг.2).

Фиг.2 Zebra GC420T

Фиг.2 Zebra GC420T

Този принтер позволява да се разпечата баркод етикет, който се лепи в/у входящия документ и по този начин, ефективно, се премахва нуждата от използването на входящ печат (Фиг.3).

Фиг.3

Фиг.3 – залепен етикет в/у входяща молба

След като разрешихме проблемът с баркодовете, следващото нещо, което стоеше на дневен ред беше как точно да се сканират документите и по какъв начин да стане това без да се пречи на работата и да няма грешки при разнасянето на документите в Енфорсър.

След множество тестване на различни схеми на сканиране, спряхме се на следната процедура:

1. Залепят се баркод етикети още при входиране на документите в офиса тъй като те реално заместват входящия печат.

2. Служители на ЧСИ сканират документите като същия отиват в специална и посветена споделена папка по мрежата на сървъра.

3. След като попаднат в тази папка, системата Енфорсър, прави автоматично разпознаване на баркод.

4. След като се сканират документите и се проверят за наличен баркод, същите се „поставят“ на разположение на служител на ЧСИ за потвърждение. Това отнема секунди и е необходимо поради факта, че в много редки случаи е възможно баркодът да не бъде разпознат или да се наложи да се изтрие някоя празна страница или да се добави нов страница към вече сканиран документ (Фиг. 4, Фиг.5).

Фиг.4

Фиг.4 – потвърждаване на сканирани док.

 

Фиг.5

Фиг.5 – инструменти за електронно дело

5. Веднъж потвърдени, сканираните документи се въвеждат в Енфорсър към съответно дело и документ и се създава PDF версия, както и OCR на документа. Всичко това е невидимо за служителите на ЧСИ и става изцяло автоматично.

6. След като бъде създаден PDF и направен OCR, документите са налични за преглед директно през Енфорсър (Фиг.6, Фиг.7, Фиг.8).

Фиг.6 - меню за преглед и работа с дигитални док.

Фиг.6 – меню за преглед и работа с дигитални док.

 

Фиг.7 - печат на баркод

Фиг.7 – печат на баркод

 

Фиг. 8 - преглед през регистър на заведени дела

Фиг. 8 – преглед през регистър на заведени дела

Тази процедура се използва за сканиране на всички документи, такива които се входират в кантората и такива, които изхождат от ЧСИ, вкл. и обратни разписки. Дори е възможно един входящ документ да се сканира няколко пъти – веднъж преди и веднъж след поставяне на резолюция от ЧСИ!

По отношение на стари документи, които изхождат от ЧСИ, има възможност за разпечатване на баркод етикет!

Работата с този модул, обаче, както става ясно по-горе, изисква закупуването на следния хардуер:

1. Баркод етикетен принтер – след няколко теста и консултации, спряхме се на модел Zebra GC420T. Цената на това устройство варира от 800лв. до 1000лв. с ДДС. Принципно, едно устройство е достатъчно, но ЧСИ, които желаят да могат да разпечатват етикети по-бързо, могат да използва повече. Консумативите  са в порядъка на 15-17лв. за 1000 етикета (1.5ст. на етикет).

2. Скенер – скенерът трябва да може да сканира цветно, двустранно при минимум 300dpi резолюция, както и в компресия JPEG. Освен това трябва да има начин сканираните документи да бъдат бързо и лесно записвани в споделна папка по мрежата. След като тествахме различни скенери се спряхме на няколко модела, които могат да бъдат използвани и които препоръчваме. За малки кантори препоръчваме Brother ADS2600W (±1200лв. с ДДС), който поддръжка сканиране със скорост 15 стр. в минута, а за големи кантори HP ScanJet FLOW Enterprise 7500 (±3000лв. с ДДС) със скорост 40стр. в минута. Разбира се, препоръчваме закупуването и на по-висок клас скенери от тези стига бюджетът на ЧСИ да позволява това. Колкото по-голям клас е скенерът, толкова по-бързо ще е сканирането, толкова по-бързо ще е работата с него и толкова повече фукнции ще има.

Функциите по сканиране и дигитално изпълнително дело са групирани в отделен от системата модул, който предлагаме на всички наши клиенти, срещу отделна месечна лицензионна такса в размер на 144лв. с ДДС, по подобие на таксата за достъп на взискателите. Модулът работи само с двете версии на Енфорсър 2.0. Клиенти, които са на най-старата версия Енфорсър 1.0.18, ще трябва да преминат към Енфорсър 2.0.

Както посочихме в началото, модулът се използва пилотно при няколко ЧСИ, така че всеки наш клиент, който желае да използва тези функции или има, каквито и да са въпроси по отношение на използването, внедраянето и т.н, може да се свърже с нас на нашата електроненна поща или на тел. 02 9025002. 

Очаквайте видео демонстрации на функциите по сканиране и създаване на електронно изпълнително дело!